सफल ऑनलाइन सम्मेलनों पर विचार करने और उन्हें क्रियान्वित करने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका
पिछले दो वर्षों ने हमें आभासी सम्मेलनों की अवधारणा से बहुत अच्छी तरह परिचित कराया है। ऑनलाइन सम्मेलनों ने जबरदस्त लोकप्रियता हासिल की है और हर किसी की पसंद बन गए हैं।
एक प्रवृत्ति जिसने आयोजनों और सम्मेलनों की मेजबानी की गतिशीलता को बदल दिया, कुछ ही समय में आभासी सम्मेलन पूरी तरह से नियमित सम्मेलनों पर हावी हो जाएंगे।
यदि आप भी आभासी सम्मेलनों में अपना हाथ आजमाने की योजना बना रहे हैं, तो यह वह मार्गदर्शिका है जिसका आपको पालन करना चाहिए।
यहां, हम आभासी सम्मेलनों के बारे में आपके लिए आवश्यक हर चीज़ के बारे में बात करेंगे।
ऑनलाइन सम्मेलन से आपका क्या तात्पर्य है?
जैसा कि नाम से पता चलता है, एक ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस एक वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर आयोजित एक कॉन्फ़्रेंस है। उपस्थित लोग सम्मेलन का हिस्सा बन सकते हैं, एक-दूसरे के साथ बातचीत कर सकते हैं और अपने उपकरणों के माध्यम से सामग्री तक पहुंच सकते हैं। जैसा कि उल्लेख किया गया है, तकनीकी कारक जो इंटरनेट पर सम्मेलनों की मेजबानी करना संभव बनाता है वह एक डिजिटल इवेंट प्लेटफॉर्म है।
चूँकि वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म इंटरनेट के माध्यम से सुलभ हैं, इसलिए उपस्थित लोगों को वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस का हिस्सा बनने के लिए यात्रा करने या पैसा और समय खर्च करने की ज़रूरत नहीं है। उन्हें बस वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर लॉग इन करना होगा।
पारंपरिक कॉन्फ्रेंस सेटअप की तुलना में ऑनलाइन कॉन्फ्रेंस अधिक फायदेमंद, त्वरित, पैसा और समय बचाने वाली साबित हुई हैं।
इसके अलावा, महामारी के दौरान ऑनलाइन सम्मेलन प्रकाश की किरण के रूप में उभरे, जब व्यक्तिगत सम्मेलनों की मेजबानी करना संभव नहीं था।
इसके अलावा, आम धारणा के विपरीत, ऑनलाइन सम्मेलन अपने भौतिक समकक्षों की तरह ही गहन और आकर्षक होते हैं। एकमात्र आवश्यकता एक उचित कौशल सेट और एक कुशल ऑनलाइन सम्मेलन मंच की है।
वर्चुअल कॉन्फ्रेंस कैसे काम करती है?
आभासी सम्मेलन और भौतिक सम्मेलन कई मायनों में एक दूसरे से मिलते जुलते हैं। वे समान हैं; उनके बीच एकमात्र अंतर होस्टिंग के तरीके का है। जहां आभासी सम्मेलन पूरी तरह से प्रौद्योगिकी-संचालित होते हैं, वहीं भौतिक सम्मेलन भौतिक स्थान पर आयोजित किए जाते हैं।
वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर आयोजित, कोई सोच सकता है कि वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस एक प्रकार का रॉकेट विज्ञान है। हालाँकि, इसके विपरीत, एक आभासी सम्मेलन की योजना बनाना और उसकी मेजबानी करना उतना ही आसान है, यदि अधिक नहीं, जितना कि एक भौतिक सम्मेलन की योजना बनाना। किसी भौतिक सम्मेलन की योजना बनाने की तुलना में ऑनलाइन सम्मेलन मंच पर अपने विचारों की योजना बनाना और उन्हें क्रियान्वित करना कहीं अधिक लाभदायक और तात्कालिक है।
किसी ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर कॉन्फ़्रेंस में भाग लेने के लिए, सभी उपस्थित लोगों को बस अपने डिवाइस से वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर साइन अप करना होगा।
आभासी सम्मेलन अपने व्यक्तिगत समकक्षों की तुलना में बहुत कम मांग वाले होते हैं। एकमात्र आवश्यकता एक ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म संगत डिवाइस और एक स्थिर इंटरनेट कनेक्शन है।
क्या आप जानते हैं?
लगभग 22% पेशेवर बहु-दिवसीय आभासी सम्मेलनों की मेजबानी करना पसंद करते हैं, क्योंकि उनका मानना है कि वे व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अधिक प्रभावशाली हैं।
आभासी सम्मेलनों के क्या लाभ हैं?
इसमें कोई संदेह नहीं है कि ऑनलाइन सम्मेलन आयोजकों के साथ-साथ उपस्थित लोगों के लिए भी फायदेमंद हैं। उनमें से कुछ हैं:
● आसानी से पहुंच योग्य:
आभासी सम्मेलनों का पहला और सबसे महत्वपूर्ण लाभ यह है कि वे आसानी से सुलभ हैं। चूंकि उन्हें डिजिटल इवेंट प्लेटफ़ॉर्म पर होस्ट किया जाता है, इसलिए वे किसी सम्मेलन में भाग लेने के लिए यात्रा करने की आवश्यकता को पूरी तरह से समाप्त कर देते हैं। इससे लोगों को टिकट, होटल, भोजन आदि पर खर्च होने वाले पैसे बचाने में मदद मिलती है। साथ ही, एक स्थान से दूसरे स्थान तक यात्रा करना हमेशा संभव नहीं होता है। आभासी सम्मेलनों के मामले में ये सभी चीजें समाप्त हो जाती हैं . उपस्थित लोग दुनिया में कहीं से भी सम्मेलन में भाग ले सकते हैं। आभासी सम्मेलन आयोजकों को व्यापक दर्शकों तक पहुंचने की अनुमति देते हैं, जिससे सम्मेलनों में उपस्थिति दर बढ़ जाती है।
● अधिक लचीला:
आभासी सम्मेलनों की मेजबानी का अगला लाभ यह है कि वे अधिक लचीले होते हैं। चूंकि कई ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म हैं जो मल्टी-डिवाइस और ब्राउज़र संगत हैं, वे उपस्थित लोगों को लचीलापन प्रदान करते हैं। उपस्थित लोग दुनिया के किसी भी हिस्से से अपनी पसंद के किसी भी उपकरण से ऑनलाइन सम्मेलन मंच तक पहुंच सकते हैं। इतना ही नहीं, जब सम्मेलन चल रहा हो तो वे उपस्थित लोगों को एक साथ कई कार्य करने की अनुमति देते हैं।इसके अलावा, इन प्लेटफार्मों के साथ, उपस्थित लोगों को सम्मेलन में शामिल होने के लिए जल्दी उठने और कार्यक्रम स्थल तक पहुंचने में घंटों समय बिताने की ज़रूरत नहीं है। वे सम्मेलन के लाइव होने से कुछ मिनट पहले ही लॉग इन कर सकते हैं।
● 24/7 उपलब्धता:
अगले लाभ की बात करें तो आभासी सम्मेलन चौबीस घंटे उपलब्ध हैं, जिन्हें उपस्थित लोग कभी भी एक्सेस कर सकते हैं। कई ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म आयोजकों को ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस रिकॉर्ड करने और बाद में दिन के किसी भी समय संदर्भित करने के लिए रिकॉर्डिंग का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। यह एक बड़े लाभ के रूप में आता है. ऐसा इसलिए है क्योंकि चाहे वे कितनी भी कोशिश कर लें, उपस्थित लोगों को भौतिक सम्मेलनों के दौरान जानकारी के कुछ टुकड़े याद आ जाते हैं। आभासी सम्मेलन उपस्थित लोगों को ऐसा नहीं करने देते; किसी भी संदेह की स्थिति में वे हमेशा रिकॉर्डिंग का संदर्भ ले सकते हैं।
● डेटा एनालिटिक्स:
सम्मेलनों की मेजबानी के लिए ऑनलाइन सम्मेलन मंच का उपयोग करने का अगला और संभवतः सबसे महत्वपूर्ण लाभों में से एक सम्मेलन में क्या हुआ है उसका विस्तृत विश्लेषण और आंकड़े प्राप्त करना है। उपस्थित लोगों और उनकी गतिविधियों की गिनती रखना कुछ ऐसा है जो भौतिक सम्मेलनों के मामले में असंभव है।हालाँकि, कुशल ऑनलाइन कॉन्फ्रेंस आपको यह काम अत्यंत आसानी से करने देती है। जब रणनीतियों का विश्लेषण करने, सम्मेलन की सफलता को मापने और भविष्य की घटनाओं की योजना बनाने की बात आती है तो आयोजकों के लिए वास्तविक समय का डेटा बहुत महत्वपूर्ण होता है।
● पॉकेट-फ्रेंडली:
जैसा कि हमने पहले कहा, जब ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर सम्मेलन आयोजित करने की बात आती है, तो उपस्थित लोगों, साथ ही आयोजकों को भारी रकम खर्च करने की ज़रूरत नहीं होती है। आयोजकों के प्रमुख खर्चों में ऑनलाइन सम्मेलन मंच शामिल है। साथ ही, उपस्थित लोगों को केवल पंजीकरण शुल्क पर खर्च करना होगा। इसके अलावा, ऑनलाइन सम्मेलन अन्य सभी खर्चों को समाप्त कर देते हैं जो आम तौर पर भौतिक सम्मेलनों के साथ आते हैं।
● पर्यावरण अनुकूल:
ऑनलाइन सम्मेलनों का अगला लाभ उनकी पर्यावरण-मित्रता है। किसी भौतिक सम्मेलन में भाग लेने के लिए यात्रा करनी पड़ती है, जिससे अथाह कार्बन उत्सर्जन होता है। इतना ही नहीं, बल्कि भौतिक सम्मेलनों से भी बहुत अधिक बर्बादी होती है, चाहे वह भोजन, मुद्रित सामग्री, ईंधन आदि हो। ये सभी कारक कार्बन पदचिह्न में वृद्धि में योगदान करते हैं, जिसके पर्यावरण पर कई हानिकारक प्रभाव पड़ते हैं। हालाँकि, ऑनलाइन सम्मेलनों के मामले में ऐसा नहीं है; आभासी सम्मेलन
ऑनलाइन सम्मेलन आयोजित करने के लिए किन कारकों पर विचार करना आवश्यक है?
वर्चुअल कॉन्फ्रेंस की योजना बनाना कोई रॉकेट साइंस नहीं है, लेकिन यह कोई आसान काम भी नहीं है। इसमें कुछ योजना और कुछ कारकों की आवश्यकता होती है, जिन पर किसी को आभासी सम्मेलन पर विचार करते समय विचार करने की आवश्यकता होती है। यहाँ वे कारक हैं:
● एक सुनियोजित रणनीति:
इससे पहले कि आप अन्य चीजों और कारकों में कूदें, पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह है एक अच्छी तरह से परिभाषित रणनीति। उन उद्देश्यों की रूपरेखा तैयार करके अपनी योजना शुरू करें जिन्हें आप सम्मेलन से प्राप्त करना चाहते हैं। इतना ही नहीं, इस बात पर भी विचार करें कि आप अपने वर्चुअल कॉन्फ्रेंस से किन दर्शकों तक पहुंचना चाहते हैं।. लक्षित दर्शकों की पहचान करना एक महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि इससे आपको वह सामग्री तय करने में मदद मिलेगी जो आप वितरित करना चाहते हैं। उसके बाद, सम्मेलन का विषय, तारीख और समय, उपस्थित लोगों की संख्या आदि तय करें।
● रोचक और अनोखी सामग्री:
आप अपनी सामग्री को या तो लाइव डिलीवर कर सकते हैं या इसे दोषरहित दिखने और किसी भी गड़बड़ी से बचने के लिए पहले से रिकॉर्ड कर सकते हैं। हालाँकि, कोई भी विकल्प चुनने से पहले उनके फायदे और सीमाओं को स्पष्ट रूप से समझ लें।लेकिन, अपने सम्मेलन के लिए सामग्री तैयार करते समय, सुनिश्चित करें कि आप अपने दर्शकों की रुचियों को ध्यान में रखें। इस बात की स्पष्ट समझ रखें कि आपके लक्षित दर्शकों को किस चीज़ में अधिक आनंद आएगा।
● सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन सम्मेलन मंच:
आगे बढ़ते हुए, सबसे महत्वपूर्ण कारक जिस पर आपको अपने आभासी सम्मेलन की योजना बनाते समय विचार करना चाहिए, वह है वहां उपलब्ध सर्वोत्तम आभासी सम्मेलन मंच पर अपना हाथ रखना।हालाँकि ऐसे कई ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस सॉफ़्टवेयर उपलब्ध हैं जो सर्वोत्तम होने का दावा करते हैं, लेकिन ऐसा साबित करने में विफल रहते हैं। इसलिए, वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म पर काम करते समय, शोध करें। उपलब्ध विभिन्न विकल्पों के बारे में जानें; देखें कि वे आपके उद्देश्यों और आवश्यकताओं के अनुरूप हैं या नहीं। अच्छी संख्या में ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म की तुलना करने के बाद, उपलब्ध सर्वोत्तम ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म का चयन करें।
● प्रभावी विपणन:
अगला महत्वपूर्ण कारक जिसे आपको अपनी आभासी सम्मेलन योजना में शामिल करने की आवश्यकता है वह एक प्रभावी विपणन रणनीति है। एक आयोजक के रूप में, मार्केटिंग और प्रमोशन को कभी हल्के में न लें; मार्केटिंग वस्तुतः आपके ऑनलाइन सम्मेलनों की गतिशीलता को बदल सकती है और उनकी सफलता को प्रभावित कर सकती है। इसलिए, जब आपके ऑनलाइन सम्मेलन के विपणन की बात हो तो कोई कसर न छोड़ें।
क्या आप जानते हैं?
60% से अधिक वर्चुअल इवेंट आयोजक अपने इवेंट को बढ़ावा देने के लिए सोशल मीडिया पर भरोसा करते हैं।
आप अपने आभासी सम्मेलन को कैसे विशिष्ट बना सकते हैं?
आभासी सम्मेलन लंबे समय से चलन में हैं और ये लंबे समय तक चलन में बने रहेंगे। ऑनलाइन सम्मेलन पारंपरिक सम्मेलनों की तुलना में अधिक प्रभावी साबित हुए हैं; अगर सोच समझकर योजना बनाई जाए. यहां, हम आपके साथ एक अद्वितीय और सफल ऑनलाइन सम्मेलन की मेजबानी के लिए त्वरित सुझाव साझा कर रहे हैं:
● प्रासंगिक सामग्री वितरित करें:
एक आभासी सम्मेलन की मेजबानी करना एक आभासी सम्मेलन मंच पर कुछ वक्ताओं के होने और किसी भी विषय पर चर्चा करने से कहीं अधिक है। सम्मेलन की योजना बनाते समय, सुनिश्चित करें कि आप वह सामग्री वितरित करें जिससे उपस्थित लोग संबंधित हो सकें। वक्ताओं को किसी ऐसे विषय पर बात करते हुए सुनना जो उनसे अलग है, उनके अनुभव में कोई मूल्य नहीं जोड़ेगा, और वे आपके द्वारा आयोजित अधिक कार्यक्रमों में भाग लेने से बचेंगे।
● इसे ‘बाजार में आसान’ सम्मेलन बनाएं:
आपके सबसे अच्छे प्रमोटर वे हैं जिन्होंने आपके सम्मेलन या ब्रांड में निवेश किया है। आप अपने प्रायोजकों, पंजीकरणकर्ताओं, प्रदर्शकों और विक्रेताओं से अपने सम्मेलन को बढ़ावा देने के लिए कह सकते हैं। साथ ही, उन्हें वह सामग्री भी उपलब्ध कराएं जिसका वे उपयोग कर सकें।
● पर्याप्त नेटवर्किंग अवसर प्रदान करें:
आभासी सम्मेलनों के बारे में सबसे प्रचलित मिथकों में से एक यह है कि वे उपस्थित लोगों को पर्याप्त नेटवर्किंग अवसर प्रदान नहीं करते हैं। हालाँकि, यह सच नहीं है। लगभग सभी वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म उपयोगकर्ताओं को पर्याप्त नेटवर्किंग और सामाजिककरण के अवसर प्रदान करते हैं। इसलिए, आलोचना से बचने के लिए हमेशा ऐसे समाधान में निवेश करें जो पर्याप्त और उन्नत नेटवर्किंग अवसर प्रदान करता हो।
क्या आप जानते हैं?
लगभग 37% पेशेवर आयोजन की सफलता को मापने के लिए दर्शकों की सहभागिता और संतुष्टि दर को अपना KPI मानते हैं।
● लाइव सत्र शामिल करें:
हालाँकि वर्चुअल कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म आपको पहले से रिकॉर्ड की गई सामग्री भी वितरित करने की अनुमति देते हैं, हम अनुशंसा करते हैं कि आप कॉन्फ़्रेंस का कम से कम एक सत्र लाइव रखें। लाइव सत्र सम्मेलनों में दर्शकों की सहभागिता दर को बढ़ाने में मददगार साबित हुए हैं क्योंकि वे उपस्थित लोगों को वास्तविक समय में वक्ताओं के साथ बातचीत करने की अनुमति देते हैं। सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन कॉन्फ़्रेंस प्लेटफ़ॉर्म में से एक, मिक्सहब आपको ऐसा करने में सक्षम बनाता है
● अच्छे प्रस्तुतकर्ता हों:
ऐसे कई कारक हैं जो आभासी सम्मेलन की सफलता को प्रभावित करते हैं; प्रस्तुतकर्ता उनमें से एक हैं। अपने सम्मेलन के लिए प्रस्तुतकर्ताओं की कतार बनाते समय, सुनिश्चित करें कि उन्हें सम्मेलन के बारे में पर्याप्त जानकारी हो। सम्मेलन की योजना बनाते समय, उनकी तैयारी और सम्मेलन में उनके द्वारा वितरित की जाने वाली सामग्री की जाँच करते रहना सुनिश्चित करें। कहने की जरूरत नहीं है कि हमेशा अच्छे संचार कौशल वाले लोगों को ही इसके लिए चुनें।
जैसा कि हमने कहा, आभासी सम्मेलनों को सुलझाना कोई कठिन काम नहीं है, लेकिन उनकी योजना बनाना और मेजबानी करना इतना आसान भी नहीं है। लेकिन, यदि आप चाहते हैं कि आपका आभासी सम्मेलन बहुत सफल हो, तो सुनिश्चित करें कि आप इसमें अच्छा समय निवेश करें।
साथ ही, किसी विशेषज्ञ आभासी सम्मेलन मंच की भरपाई कोई नहीं कर सकता।
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